System motywacyjny asystentek stomatologicznych

Wiele gabinetów zadaje sobie pytanie, jak wynagradzać asystentki stomatologiczne, aby było sprawiedliwie.

System motywacyjny, który opisuję, powstał po latach doświadczeń, prób i błędów w zarządzaniu personelem średnim. Przyznawaliśmy różne pensje podstawowe, w zależności od oczekiwań kandydatki. Premie były przydzielane osobom, które wyróżniły się swoją postawą w danym miesiącu. Budziło to wiele dyskusji i negatywnych komentarzy wśród asystentek, ponieważ każda z nich czuła się zaangażowana w pracę i uważała, że została niesprawiedliwie potraktowana.

Temat podwyżek wynagrodzenia również był nieuregulowany. Wiele asystentek przychodziło z prośbą o podwyżkę, często nietrafnie argumentując swoją prośbę np. zmianami w życiu prywatnym. Tak samo często podwyżka była przyznawana wraz z zadaniami dodatkowymi, które rodziły się z potrzeby podniesienia pensji. Musimy również pamiętać, że wyższe zarobki satysfakcjonują tylko przez trzy miesiące. Wraz ze wzrostem dochodów, rosną również potrzeby i standard życia, więc oczekiwania wobec pracodawcy również rosną. To wszystko było bardzo chaotyczne i wraz z rozwojem zespołu przysparzało coraz więcej problemów.

W końcu po głębokiej analizie wynagrodzeń, naszych oczekiwań wobec asystentek, zadań podstawowych, które do nich należą i dodatkowych, które mogą wykonywać, powstała jasna tzw. „Ścieżka kariery”. Jest ona przedstawiana już w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, aby każda kandydatka znała warunki pracy i przejrzysty system wynagrodzeń.

Założenia „Ścieżki kariery” są następujące:

  1. Każda asystentka przy podjęciu pracy otrzymuje taka samą kwotę wynagrodzenia podstawowego.
  2. Premie przyznawane są po spełnieniu dodatkowych warunków. Są to przede wszystkim dodatkowe umiejętności oraz dodatkowe zadania. I tak wyróżniamy np.

    a) asystentkę samodzielną, która w nagłych sytuacjach potrafi przyjąć pacjenta i mu pomóc (są to czynności, które nie ingerują w zdrowie pacjenta, np. zacementowania korony tymczasowej, dopasowanie “uwierającej” protezy, przycięcie drucika ortodontycznego) – taka asystentka odciąża lekarza i jego grafik pracy.

    b) asystentkę wszechstronną, która potrafi pracować z każdym lekarzem. Pozwala to przeorganizowa grafik w przypadku L4 lub innych nagłych wypadków. Warto wspomnieć, że każda asystentka pracuje przeważnie z jednym lub z dwoma lekarzami, ponieważ chcemy, aby ich praca była intuicyjna. Dlatego osiągniecie tytułu asystentki wszechstronnej, jest nie lada wyczynem. Umiejętności zarówno asystentki samodzielnej jak i wszechstronnej są weryfikowane przez kierownika asystentek oraz przez lekarzy. Po otrzymaniu pozytywnego wyniku jest przyznawana premia. Nie jest ona stała. Jeśli asystentka w danym miesiącu odmówi przyjęcia pacjenta lub pracy z innym lekarzem niż „swój”, wtedy premia nie jest wypłacana.

    c) asystentki dedykowane danym specjalizacjom: ortodontyczna, implantologiczna, protetyczna, endodontyczna. Tutaj, oprócz bezbłędnej znajomości swojej profesji, asystentka jest odpowiedzialna za prowadzenie magazynu z tych dziedzin: zamówienia, liczenie, pilnowanie zgodności stanu faktycznego ze stanem w systemie. Asystentki te odpowiadają również za gabinety przeznaczone do pracy w tych dziedzinach, za stan narzędzi, materiałów itd.

    d) przy kilku filiach gabinetu, sprawdziło się również w ścieżce rozwoju stanowisko kierownika asystentek. Jest to osoba zarządzająca całym zespołem, która jest pierwsza w hierarchii drabinki, i która samodzielnie rozwiązuje problemy, odciążając szefa. Pojawiły się u nas również inne problemy. Każdy wie, jaka jest specyfika naszej pracy… Brak przerw, często zostawanie po godzinach z powodu przedłużenia się zabiegu lub dopisanego pacjenta, który z jakiegoś powodu musiał zostać przyjęty dzisiaj, asystentka, która nie pojawiła się w pracy i szukanie zastępstwa, luka w grafiku i zajęcie dla asysty w czasie wolnym.

    Wszystkie te kwestie zaczęły przytłaczać asystentki, więc w odpowiedzi na to postanowiliśmy wdrożyć tabelkę z punktami uznaniowymi za:
    ● 12-godzinne dni pracy
    ● zostawanie po godzinach
    ● brak przerwy w ciągu dnia
    ● czynności dodatkowe lub pomoc innym w czasie wolnym
    ● praca w soboty.

    Każdy spełniony warunek to dodatkowa kwota do wypłaty.

    Poruszyłam też wcześniej kwestię prowadzenia magazynu i rozliczania go. O ile są za niego odpowiedzialne poszczególne asystentki, o tyle korzystać z niego może każdy. Kiedyś zmagaliśmy się z ogromną ilością braków w magazynie. Ktoś pobrał dany materiał, natomiast nie wpisał i nie zostało to ściągnięte z programu. Aby zmotywować asystentki do pilnowania się w tej kwestii, kiedyś chcieliśmy wprowadzić kary finansowe. Jednakże spotkaliśmy się z buntem i zrezygnowaliśmy z tego pomysłu. Na jego miejsce wprowadziliśmy nagrody za pilnowanie stanu magazynowego. Jest to premia kwartalna.

    Procedura wygląda następująco:

    ● ustaliliśmy kwotę, na którą są dozwolone braki w ciągu trzech miesięcy, np. 700 zł.
    ● każda asystentka miała przyznaną pulę, którą może „wykorzystać” w ciągu tych trzech miesięcy lub która będzie dodana do jej wypłaty, np. 400 zł.
    ● zakładając, że mamy 10 asystentek, kwota premii kwartalnej będzie wynosiła 4000 zł, przy założeniu, że nie będzie żadnych braków magazynowych.
    ● jeśli jednak braki wyniosą np. 600 zł (czyli asystentki zmieściły się w swoim przedziale), wtedy ta kwota jest odejmowana z ich wspólnej puli, czyli: 4000 zł – 600 zł = 3400 zł do wypłaty dla 10 osób. Każda dziewczyna otrzyma 340 zł tzw. premii magazynowej (przyznawanej raz na trzy miesiące).

    Można stwierdzić, że przecież jest to obowiązek asysty i dlaczego mamy dopłacać, aby tego pilnowały? Natomiast my próbowaliśmy wieloma drogami osiągnąć stan, który mamy dzisiaj i się nie udało. Czasami warto niewiele dopłacić, aby uniknąć poważniejszych strat.

    Oprócz motywacji finansowej stosujemy również motywację pozafinansową. Pochwały czy wyróżnienia publiczne bardzo dobrze wpływają na pracowników. Raz na jakiś czas z zaskoczenia przyznajemy pracownikom np. bilety do kina lub bon do galerii handlowej. Tym sposobem, niewielkim kosztem, sprawiamy przyjemność naszemu zespołowi, a dzięki temu możemy osiągnąć identyfikację pracowników z firmą i większe zaangażowanie w pracę.

    Lata doświadczeń nauczyły nas, że przede wszystkim należy motywować marchewką, a nie kijem, że pracownik musi zostać doceniony, a przełoży się to na dobrą atmosferę w pracy, zgrany i stały zespół, który nie będzie szukał innej pracy, a wreszcie na wyniki finansowe gabinetu i lekarzy. Warto poświęcić czas i uporządkować kwestie wynagrodzeń, ponieważ zwróci się to z nawiązką.

    Dla osób zainteresowanych audytem działu asysty i uporządkowaniem go polecam swoje usługi 🙂

    Zuzanna Markiewicz
    tel. 530 698 150
    e-mail: info@zuzannamarkiewicz.pl