Dlaczego klinika DokładnyDent zmieniła program do obsługi gabinetu stomatologicznego?

Doktor Wojciech Dokładny jest właścicielem 6 fotelowej kliniki DokładnyDent od 15 lat. Od samego początku istnienia firmy stawiał na jakość usług, jak najlepszą obsługę pacjenta i dobre funkcjonowanie zespołu.

Przez pierwsze lata działania gabinetów, gdy pracowali w zespole 3 osobowym i mieli do obsłużenia 2 fotele, proces pracy był „prawie” perfekcyjny. Od początku używali desktopowego oprogramowania jednego z liderów rynkowych. Potrzebowali kilku m-cy, aby dostosować się do niego i zaakceptować jego wady, ale porównując oprogramowanie do innych na rynku, ten i tak wykazywał ich najmniej.

Ponieważ dostęp do danych był możliwy tylko z poziomu gabinetu, pomysłowy zespół uruchomił sobie wewnętrzny nr do komunikacji wewnątrzzespołowej. Jeśli jakiś członek zespołu chciał sprawdzić, o której zaczyna pracę, dzwonił na recepcję. Gdy chciał przygotować się do kolejnego dnia sprawdzając jakich ma pacjentów, dzwonił na recepcję. Dzwonił również gdy potrzebował się skontaktować z pacjentem, zobaczyć jego zdjęcie, sprawdzić miesięczne rozliczenie itd. Wraz ze wzrostem ilości członków zespołu, tych telefonów w ciągu dnia było tyle, że połowa dnia jednej z recepcjonistek polegała na odbieraniu telefonu nie od pacjentów, a od kolegów z pracy, aby odpowiadać na ich pytania. Ale co tam, biznes się kręcił, więc jedna osoba więcej na recepcji nie była żadnym problemem …

Aby tworzyć przejrzyste dla pacjenta plany leczenia kompleksowego, lekarze musieli coraz bardziej wydłużać czas przeznaczony na pierwszorazową konsultację. „Wyklikanie” wszystkich procedur w ich aktualnym oprogramowaniu zajmowało kilkanaście minut, ale czego się nie robi, aby pacjent otrzymał pełny plan leczenia. Problem pojawiał się, gdy pacjent zmieniał w trakcie wizyty podejście do leczenia i chciał stworzyć plan z np. tańszymi rozwiązaniami. Oczywiście każdy z lekarzy wykonywał to dla niego, tracąc kolejne kilkanaście minut.

Kolejny problem zaczął się, gdy lekarze chcieli skonsultować ze sobą danego pacjenta. Dopóki pracowali w gronie 2-3 osobowym w miarę to się udawało, choć wiadomo, że i w tak małej grupie, przy specyfice pracy lekarza stomatologa, czasami niełatwo porozmawiać. Wraz z rozwijaniem się zespołu komunikacja stawała się coraz trudniejsza. Kierownik medyczny wprowadził zewnętrzne oprogramowanie do zarządzania projektami, do którego był dostęp online i wszyscy mogli komunikować się w nim w czasie rzeczywistym, również będąc poza gabinetem. Rozwiązanie świetnie się sprawdzało, choć trudnością było pracowanie w jednym czasie na 2 oprogramowaniach i jednoczesne wpisywanie danych w 2 miejscach. Po prostu czasami brakowało na to czasu.

Tak naprawdę tych oprogramowań było więcej niż 2. Kolejne służyło do wyświetlania animacji edukacyjnych dla pacjentów, które nie były najlepszej jakości, ale i tak były najlepsze na rynku (gdzieś już się ten wątek powtarzał …? ;)) Następne służyło do nanoszenia rysunków na zdjęcia rtg. W jeszcze innych katalogach gromadzone były zdjęcia pacjentów itd.

Podsumowując, zatrudniając nowego członka zespołu, trzeba było dobierać osoby z dyplomem „informatyka”, aby mógł prowadzić leczenie stomatologiczne wg zasad panujących w zespole … 😉

Raz w m-cu doktor Wojtek przeznaczał jeden dzień, aby wyliczyć pensje. Zbierał dane z wielu źródeł, drukował, analizował, wprowadzał w excela, sprawdzał, jeszcze raz weryfikował, jeszcze raz sprawdzał i na koniec otrzymywał wyliczenia pensji, obarczone najmniejszym możliwym błędem. Oczywiście później jeszcze kilka razy musiał to trochę korygować, ale w sumie nie zajmowało mu to więcej niż 2 dni w m-cu. Oczywiście nie robił tego sam. Pomagała mu w tym managerka, kierowniczka asystentek i kierowniczka recepcji. Wszystko musiało być na jak najwyższym poziomie!

I tak toczyło się życie kliniki przez kilkanaście lat. Może niewygodnie, może nie tak jak powinno, może za drogo (utrzymywanie licencji na kilka/kilkanaście programów), ale z nadrzędną myślą o dobru pacjenta i zespołu.

Pewnego dnia, siedząc w domu na kwarantannie i przeglądając FB doktor Wojtek zauważył, że jakaś grupa pasjonatów organizuje serię webinarów z zarządzania gabinetem stomatologicznym. W tej grupie był stomatolog z kilkunastoletnim doświadczeniem w prowadzeniu dużego ośrodka stomatologicznego, jego młodszy kolega z dużą wiedzą na temat nowych technologii, specjalista od marketingu placówek stomatologicznych oraz specjalista od zarządzania gabinetami stomatologicznymi, z wieloletnim doświadczeniem również w prowadzeniu innych biznesów. Zapisał się na szkolenia, bo ich tematyka wydała mu się bardzo interesująca.

Podczas oglądania webinaru, dowiedział się, że ta grupa od ponad 3 lat pracuje nad stworzeniem oprogramowania o nazwie IQ Dental, które rozwiąże większość, jeśli nie wszystkie, problemy stomatologów związane z codzienną pracą. Program został wybrany jako jeden z niewielu projektów do dofinansowania przez NCBiR, a jego twórcy otrzymali ogromny grant z państwa na rozwój nowych technologii. Co więcej, prowadząc swoje webinary dało się wyczuć, że twórcy oprogramowania wiedzą co robią. Kilkuset uczestników każdego z webinarów zadawało tyle pytań, że te zamiast trwać godzinę, jak to było planowane, przeciągały się często do ponad 2 godzin.

Doktor Wojtek zaczął zauważać, że istnieje inna, łatwiejsza, szybsza droga na cyfryzację procesów w gabinecie stomatologicznym. Urzekły go funkcje oprogramowania, które są marzeniem każdego stomatologa. Automatyczne generowanie planu leczenia na podstawie wykonanego diagramu pozwala ujednolicić pracę całego zespołu i w łatwiejszy sposób generować kompleksowe plany leczenia. Zestaw ponad 100 animacji ułatwia komunikację z pacjentem i zwiększa ilość pacjentów decydujących się na leczenie. Dostęp online z każdego miejsca na świecie + moduł komunikatora wewnątrzzespołowego, przypominającego ten z FB pozwala na omawianie przypadków z kolegami z zespołu w bardzo uproszczony sposób.

Managerka gabinetu doceniła inne funkcjonalności. Szereg statystyk oraz danych automatycznie generowanych przez program umożliwia pełną kontrolę nad procesami w gabinecie. Wreszcie możliwe jest zweryfikowanie jaka jest skuteczność konsultacji poszczególnych lekarzy, jaki jest koszt pracy gabinetu. Wyliczanie pensji nie wymaga też kilku dni „siedzenia w papierach”, a jedynie kilku kliknięć  weryfikacji poprawności danych. Co więcej, lekarze z poziomu oprogramowania mogą wystawić fakturę dla gabinetu dzięki opcji self biligu.

Po krótkich konsultacjach z zespołem i obejrzeniu na youtube na kanale IQDental samouczków doktor Wojtek zdecydował się na przejście na nowe oprogramowanie. Opiekun klienta skontaktował się z nim, pomógł w konfiguracji oprogramowania i przeszkolił zespół. Co więcej, wszystkie dane historyczne z poprzedniego oprogramowania zostały bezpłatnie przeniesione do IQDental. Po kilku dniach dyskomfortu związanego z przyzwyczajaniem się do nowego oprogramowania, cały zespół zaczął dziękować swojemu liderowi, za podjęcie trudnej decyzji o zmianie oprogramowania. Łatwość obsługi, jakość danych, jakość materiałów oferowanych pacjentom tak wpłynęła na pracę całego zespołu, że gabinet w ciągu kilku tygodni zaczął systematycznie zwiększać swoje przychody miesiąc do miesiąca.

Miłą niespodzianką jest również to, że program bardzo dynamicznie cały czas się rozwija. Co tydzień wchodzą nowe aktualizacje, które w żaden sposób nie wpływają na pracę oprogramowania, a przynoszą nowe funkcjonalności lub optymalizacje tych, które już były. Wielkim zaskoczeniem dla doktora Wojtka było to, że po zgłoszeniu jednego ze swoich pomysłów na usprawnienie oprogramowania, znalazł je już po 2 tygodniach w jednej z aktualizacji. Upewnił się wtedy, że zespół pracujący nad IQDental nie pracuje dla siebie, ale dla swoich użytkowników. Korzystając z poprzedniego oprogramowania miał zupełnie odmienne wrażenie.

Założyciele IQDental mają bardzo ambitne plany. Chcą stać się największym producentem oprogramowania stomatologicznego na świecie. Krok po kroku chcą zdobywać rynek, oferując gabinetom najwyższą jakość, za rozsądną cenę. Mają czas, mają środki, mają wiedzę żeby tak właśnie się stało. Dzięki świadomym lekarzom, potrafiącym wyjść na chwilę ze strefy komfortu, takim jak doktor Wojciech Dokładny, na pewno osiągną swój cel.

Doktor Wojtek już te cele osiągnął. Życzymy tego wszystkim innym lekarzom i właścicielom gabinetów stomatologicznych.